Im Rahmen einer Projektevaluation befragen wir Treuhandunternehmen bezüglich dem Bedürfnis nach einer Software zur Planung und Kontrolle der laufenden Mandatsarbeiten. Erste Abklärungen haben gezeigt, dass Treuhandunternehmen zwar Instrumente zur Planung und Kontrolle der Arbeiten einsetzen, diese jedoch die Bedürfnisse nur teilweise befriedigen.
Wir haben uns daher entschieden, mit einer Bedürfnisabklärung beim Anwender noch genauere Informationen zu sammeln.
Kurzbeschreibung Treuhand-Mandatsplanung & Controlling:
Mandatsaufträge erfassen:
Über eine Eingabemaske können zu jedem Mandanten die Buchhaltungs-, Lohn-, Steuer-, Beratungs- und/oder Revisionsarbeiten erfasst werden.
Abbildung 1: Eingabe Arbeiten für Mandant
Die Arbeiten werden zeitlich mindestens auf den Monat genau eingeplant und den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet. Zusätzlich zu den Arbeiten können in einer zusätzlichen Tabelle alle zusätzlichen Unterlagen die man kontrollieren möchte (bsp. Rückerstattung Verrechnungssteuer, Vollständigkeitserklärung, unterzeichnete Jahresrechnung zurückerhalten, GV-Protokoll erstellt, Risikobeurteilung überarbeitet…) angelegt und kontrolliert werden. Durch die Zuteilung der Arbeiten wird für jeden Mitarbeiter eine Pendenzenliste erstellt.
Zur Planung und Übersicht kann die Arbeitsbelastung pro Mitarbeiter und Monat der ganzen Unternehmung dargestellt werden (Abbildung 2). Engpässe in der Verarbeitung können so frühzeitig erkannt werden und Organisatorische Massnahmen eingeleitet werden.
Neben den Mandatsarbeiten können je Mitarbeiter die Ferien, Weiterbildung und internen Arbeitsstunden erfasst werden. Dadurch wird die gesamte Arbeitszeit in der Planung berücksichtigt.
Ein- Ausgangskontrolle:
Eingegangene Unterlagen können für jeden einzelnen Mandanten detailliert erfasst werden. Nach Arbeitserledigung kann der Status der Arbeit auf erledigt gestellt werden. Werden Unterlagen an einen Mandanten versandt, kann dies mit dem Ausgangs-Datum festgehalten werden. Der Status wechselt auf versendet.
Die Jahresabschluss Kontrolle kann ebenfalls detailliert geführt. Alle Mandanten für welche in einem bestimmten Zeitraum ein Jahres- oder Zwischenabschluss erstellt werden muss, wird dargestellt. Pro Mandant kann festgelegt werden, welche Arbeiten und Dokumente kontrolliert werden sollen.
Stand der Arbeiten:
Der aktuelle Stand der Arbeiten sowie der Arbeitsvorrat kann jederzeit über die Auswertungen kontrolliert werden. Geplante aber noch nicht eingegangene Arbeiten können detailliert dargestellt werden. Der Arbeitsstand der Jahresabschlussarbeiten kann jederzeit abgerufen werden.
Abbildung 2: Beispiel einer Auslastungsübersicht je Mitarbeiter und Monat sowie der Gesamtauslastung der Firma über das Jahr
Es handelt sich bei der Abbildung 2 um ein Beispiel einer Jahresplanung. Für unvorhergesehene oder länger dauernde Arbeiten ist immer noch ein Spielraum vorhanden.
Mandatsinfo:
Zu sämtlichen Mandaten können Zusatzinformationen erfasst werden. Neben der Adress- und Kontaktdaten sind folgende Zusatzinfos denkbar (nicht abschliessend):
- Kontaktpersonen
- Branche
- Beteiligungsverhältnisse
- MWST Abrechnungsmethode
- Revisionspflicht
- Zuständigkeiten intern
- Verwendete Buchhaltungssoftware intern
- Verwendete Buchhaltungssoftware beim Mandanten
- Genaue Auftragsbeschreibung
- Honorarvereinbarungen
- Verarbeitungsrythmus (monatlich, quartalsweise, semesterweise, jährlich)
- Abschlussdatum
- Anzahl Abschlussexemplare
- Datenaustausch (per Post, Mail, persönlich, …)
- Informationen zu spezifischen Auswertungen
- …
Berechtigungen:
Pro Benutzer können die Berechtigungen festgelegt werden. So können bestimmte Auswertungen nur von der Geschäftsleitung betrachtet werden.
Wir sind Ihnen sehr dankbar, wenn Sie sich 10 Minuten Zeit nehmen können um die Softwarebeschreibung zu lesen und die nachfolgenden Fragen zu beantworten.